Friday, February 17, 2017

MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #1-15

Microsoft Access adalah Program berbasis data komputer, bisa digunakan untuk keperluan-keperluan tertentu baik keperluan perkantoran ataupun perorangan. Funsi Microsoft acces dapat membantu anda menyimpan database, membuat aplikasi perkantoran termasuk membuat aplikasi akuntansi. 

Pada prinsipnya Akuntansi adalah proses pencatatan, pengikhtisaran dan pengelompokan transaksi keuangan sehingga menjadi sebuah informasi atau laporan keuangan perusahan pada suatu periode tertentu. sedangkan Microsoft Access ini merupakan sekumpulan database yang terdiri dari Tabel, Query, Form, Report, Pages, Macro dan Module yang disimpan dalam satu file ber-ekstensi .mdb (Microsoft Office Acces Database). 

Salah satu cara mengotomatiskan proses akuntansi yang cukup panjang adalah dengan memanfaatkan fitur-fitur yangada dalam Microsoft Access yaitu mengkorelasikan antara tabel, query, form dan report untuk menghasilkan laporan keuangan yang prosesnya lebih praktis daripada pencatatan manual.
Tutorial membuat Laporan Keuangan menggunakan Microsoft Access memerlukan proses yangcukup panjang oleh karena itu saya akan membuat nya per bagian atau per Posting agar dapat disajikan secara lengkap dan terperinci dan ini adalah bagia 1. Tetapi disini saya hanya akan memberikan dasar dasar dan contoh contoh sederhana saja. Bagi anda yang tertarik silahkan anda mengikuti secara seksama tetapi bagi anda yang sudah senior atau mahir anda bisa memberikan saran saran kepada saya melalui email atau komentar di bawah. Adapun contoh Laporan Keuangan menggunakan Microsoft Access penampakannya seperti gambar di bawah ini. 

Aplikasi Akuntansi

pertama untuk membuat laporan keuangan dengan microsoft access adalah:

MEMBUAT DATABASE
Buka Aplikasi MS Access pilih blank database. Pada bagian sebelah kanan layar beri nama file misal nama perusahaan saya adalah PT. SEGER BUGER maka saya beri nama database saya dengan nama "Aplikasi Akuntansi PT. Seger buger" kemudian create (jangan lupa rubah direktori tempat penyimpanan datanya agar mudah mencari data yg sudah dibuat)

 MEMBUAT TABEL
Untuk membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Access saya membutuhkan 4 buah tabel yaitu:
  • Tabel Account List
  • Tabel Index
  • Tabel keterangan transaksi
  • Tabel transaksi keuangan
dibawah ini adalah langkah demi langkah (step by step) cara membuat tabelnya

Membuat Tabel Account List

Telah kita ketahui bersama bahwa akuntansi tidak terlpeas dari nomor-nomor akun, akun dalam akuntasi ini digunakan untuk mengelompokan transaksi kedalam jenisnya masing-masing. Begitu juga dengan tabel ini, didalamnya berisi daftar akun-akun yangakan digunakan untuk mengelompokan transaksi keuangan, tabel ini juga disebut tabel Rujukan/Acuan. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat tabel rujukan atau tabel acuan, kita beri nama Tabel Account List. 
  • Untuk pertama kali ketika kita sudah meng-klik tombol Create Database dalam Microsoft Access maka secara otomatis terbuka sebuah tabel bernama "Table1" dan kita tinggal melanjutkan saja langkah selanjutnya yaitu merubah nama "Table1" dengan cara klik kanan di Tab Table1 kemudian pilih "Design View" lalu akan muncul kotak dialog "Save As" "Table Name;" simpan dengan nama "Account List" dan klik OK.
  • Selanjutnya buatlah struktur tabel account list seperti berikut ini
Field Name Data Type Description Field Size Keterangan
Account Number Text Kosongkan 6 Primary Key
Account Name Text Kosongkan 50 -
  • Setelah selsai selanjutnya klik View (gambar tabel letaknya disebelah kiri atas tepat dibawah tombol File) lalu akan muncul kotak dialog dengan tulisan "You must first save the table. Do you want to savev the table now?" klik Yes
  • Setelah itu akan terbuka tabel kosong dengan 2 kolom. Isilah table tersebut seperti keterangan dibawah ini:
Account Number Account Name
1-111 Kas
1-112 Piutang
1-113 Stok Barang
1-211 Peralatan
1-212 Tamah dan Bangunan
2-111 Hutang Usaha
3-111 Modal
3-211 Prive
4-111 Pendapatan
5-111 Beban Gaji
5-311 Beban Operasional Lain-lain
Setelah itu klik save, dengan begitu tabel Account List sudah selsai kita buat selanjutnya adalah membuat:

Tabel Index
Tabel ini digunakan untuk mengelompokan penggunaan kas, tujuannya adalah mempermudah dalam penyusunan Laporan Arus Kas atau Cash Flow. Bagi anda yang belum mengetahui Ketentuan penyusunan Arus Kas berikut ini saya bahas secara ringkas. Arus kas pada prinsipnya di bagi menjadi 3 golongan:

1.  Arus kas dari aktivitas operasi/Operating activities (kelompok index 1)
Semua transaksi yg berkaitan dengan laba rugi dikelompokan kedalam kelompok ini, termasuk Kas dari aktivitas operasional adalah Penerimaan kas dari penjualan barang atau jasa, Penerimaan Kas dari pelanggan, Penerimaan kas dari bunga Pembayaran atas barang / jasa yangakan dijual, Pembayaran hutang dan bunga, Pembayaran pajak, Pembayaran gaji karyawan

2. Arus kas dari aktvitas investasi / investing activities (kelompok index 2)
Termasuk kedalam kelompok no. 2 ini adalah Penerimaan kas dari penjualan aktiva tetap, Penerimaan kas dari penjualan investasi jangka panjang misalnya penjualan saham atau obligasi, Penerimaan kas dari hasil investasi jangka panjang misalnya deviden, bunga obligasi. Pengeluaran kas untuk pembelian aktiva tetap, Pengeluaran kas untuk investasi jangka panjang misalnya pembelian saham atau obligasi

3. Arus kas dari aktivitas pendanaan/Financing activities (kelompok index 3)
Termasuk dalam kelompok No. 3 adalah segala aktivitas kas yg mempengaruhi posisi modal dan pinjaman jangka panjang perusahaan seperti : Penerimaan kas dari pinjaman, Pengeluaran kas untuk membayar pinjaman, Pembayaran deviden 

Itulah penjelasan singkat tentang ketentuan penyusunan Laporan Arus Kas menurut PSAK No. 1 Tahun 2002. Sedangkan tabel index strukturnya adalah seperti tabel di bawah ini:
Field Name Data Type Description Field Size Keterangan
Index Text Kosongkan 6 Primary Key
Keterangan Index Text Kosongkan 50 -
Setelah menentukan struktur tabelnya selanjutnya adalah membuat  membuat tabel index dan langkah langkahnya adalah sebagai berikut:
  1. Pilih tab "Create" lalu klik "Table" Lalu akan terbuka tab baru yaitu tab "Fields" dengan "Table1" 
  2. Klik kanan di tab Table1 dan pilih "Design Views"
  3. Selanjutnya akan terbuka kotak dialog "Save as" "Table Name" lalu isikan dengan nama Index
  4. Lalu buatlah struktur tabel Index seperti pada tabel diatas
  5. Setelah membuat struktur tabel tabel kemudian klik table view untuk mengisi tabel index dan isikan seperti tabel dibawah ini
Index Keterangan Index
0 -
1 Arus Kas Dari Aktivitas Operasi
2 Arus Kas Dari Aktivitas Investasi
3 Arus Kas Dari Aktivitas Pendanaan
Maka tabel index sudah selsai kita buat dan selanjutnya adalah membuat tabel transaksi keuangan dan tabel deskripsi transaksi namu untuk kedua tabel tersebut akan saya bahas di posting selanjutnya.
untuk lebih jelasnya tentang materi yg ada di posting ini berikut adalah video tutorialnya:

author_image

Semua materi yang saya tulis di sini bukan bermaksud untuk menggurui tetapi saya hanya ingin berbagi secuil kemampuan dan pengalaman pribadi.
Semoga bermanfaat buat saya dan sobat

This Is The Oldest Page
Show comments
Hide comments

5 comments

Kapan lagi ni pak bisa baca tulisan terbarunya ?

This comment has been removed by the author.

Yth. mas Parman
Saya mengikuti video membuat aplikasi pembukuan sederhana dengan microsoft Access, mengikuti semua petunjuk dan berhasil dilakukan terima kasih mas Parman telah membagikan ilmu yg luar biasa kepada kita semua.
Mas bisa ngga dari program akuntansi sederhana tersebut dikembangkan lagi mis. menambah tabel Sales dan Tabel Custumer sehingga untuk daftar hutang usaha dan daftar piutang usaha secara otomatis dapat dibuat dari program tersebut nantinya.
Sekali lagi terima kasih semoga mas Parman bersedia menjawab

Bisa aja mas kalo mau dikembangkan seperti itu.. yang terpenting kita paham logikanya. silahkan saja dikembangkan..

Bismillah.
artikel bapak sangat bermanfaat bagi yang mau memahami alur akuntansi.

namun boleh bertanya pak ?
untuk arus kas itu kan terbagi mnjadi 3 golongan !
nah fungsi index dengan nomor 0 itu gimna pak ??
bukannya yang dinilai hanya 1,2 dan 3 ??

terimakasih. mohon masukkannya pak


EmoticonEmoticon