MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #6-15

Apa Itu Query? 

Pengertian query secara sederhana bisa dikatakan penyeleksian atau memilih sekumpulan data dari database yang ada. Query bisa berasal dari satu atau dua tabel bahkan bisa lebih dari itu, pemilihan data bisa didasarkan pada kriteria tertentu seperti: nama, alamat, umur, jabatan dan lain lain.

Hampir semua aplikasi yang dibuat dengan menggunakan microsoft access sudah tentu melalui proses pembuatan query, termasuk Aplikasi Akuntansi yang sedang kita bahas ini, query merupakan komponen komponen penting untuk membuat aplikasi keuangan karena dalam query kita akan menyeleksi dan mengelompokkan data yang ada pada tabel yang sudah kita buat di posting sebelumnya.

Sebelum masuk ketahap selanjutnya, saya ingin sampaikan bahwa saat ini saya sedang membahas cara membuat laporan keuangan dengan menggunakan microsoft access atau cara membuat aplikasi akuntansi sederhana menggunakan microsoft access dan saat ini adalah tahap ke-6, ditahap ini membahas bagaimana membuat query transaksi keuangan, bila anda kebetulan baru menemukan halaman ini sebaiknya anda periksa daftar isi atau sitemap untuk melihat tahap sebelumnya. Berikut ini adalah query yang dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan:

A. Membuat Query Transaksi Keuangan

Cara membuat query transaksi keuangan adalah sebagai berikut:

Klik tab create lalu pilih query kemudian akan muncul kotak dialog show table lalu pilih tabel transaksi keuangan, tabel deskripsi transaksi dan tabel account list lalu isikan field query dengan cara klik 2x pada bagian field tabel yang dibutuhkan. 

Berikut ini adalah field yang harus dimasukkan kedalam field query transaksi keuangan:

Field Name	Table	Keterangan
ID Jurnal	Transaksi Keuangan	-
No Transaksi	Deskripsi Transaksi	-
Tanggal	Deskripsi Transaksi	-
Acc Number	Transaksi Keuangan	-
Index	Transaksi Keuangan	-
Keterangan Transaksi	Deskripsi Transaksi	-
Debet	Transaksi Keuangan	-
Kredit	Transaksi Keuangan	-

Kemudian simpan dengan nama Query transaksi keuangan lalu klik RUN lihat hasilnya

B. Membuat Query Kas

Query kas berfungsi untuk membuat Laporan Arus Kas dengan cara menyaring transaksi berdasarkan nomor index. Cara membuat Query Kas adalah sebagai berikut:

• Buka query transaksi keuangan
• Save as dengan cara tekan keyboard F12 simpan dengan nama Query Kas
• Klik Design View
• Pada kolom index baris criteria (baris ke-4) ketik "1" or "2" or "3"

Field Name	Table	Keterangan
ID Jurnal	Transaksi Keuangan	-
No Transaksi	Deskripsi Transaksi	-
Tanggal	Deskripsi Transaksi	-
Acc Number	Transaksi Keuangan	-
Index	Transaksi Keuangan	Criteria: "1" or "2" or "3"
Keterangan Transaksi	Deskripsi Transaksi	-
Debet	Transaksi Keuangan	-
Kredit	Transaksi Keuangan	-

• Klik RUN untuk menjalankan dan melihat hasilnya
• Anda bisa melihat disana hanya ada transaksi denagn nomor index 1,2 dan 3
• klik save dan tutup

C. Membuat Query Pendapatan

Queri Pendapatan berfungsi untuk mencari nilai pendapatan yang kemudian akan digunakan dalam proses penyusunan laporan laba rugi. cara membuat query pendapatan adalah sebagai berikut:

• Buka Query Kas kemudian save as (F12) dengan nama Query Pendapatan
• Rubah kedalam mode design view
• Fiel yang dibutuhkan untuk membuat query pendapatan lebih sedikit dari query saldo kas, oleh karena itu kita harus menghapus beberapa kolom, kolom yang hanya dibutuhkan untuk membuat query pendapatan bisa anda lihat pada tabel dibawah ini

Field Name	Table	Keterangan
Acc Number	Transaksi Keuangan	Criteria:Like"4*"
Keterangan Transaksi	Deskripsi Transaksi	-
Debet	Transaksi Keuangan	-
Kredit	Transaksi Keuangan	-

• Pada field kolom acc number baris ke-4 (Criteria) tuliskan rumus: Like"4*"
• Tuliskan rumus: Saldo:[Kredit]-[Debet] dikolom kosong setelah kolom kredit
• Klik "Total" atau lambang sigma di tab Design (Tab bagian atas) rubahlah total debet, kredit dan saldo dari group by menjadi sum
• Pergi ke RUN untuk menjalankan dan melihat hasilnya
• klik save dan tutup

D. Membuat Query Biaya

Query biaya berfungsi untuk mencari nilai biaya, nilai biaya ini kemudian akan digunakan dalam proses penyusunal laporan laba rugi. Cara membuat query biaya hampir sama dengan cara membuat query pendapatan yaitu buka kembali query biaya dan save as dengan nama query biaya setalah itu kita hanya tinggal mengganti criteria Like"4*" menjadi Like"5*"

E. Membuat Sub Query Laba Rugi

Sudah kita ketahui bersama bahwa laporan laba rugi dihasilkan dari pendapatan dikurangi dengan beban atau biaya, oleh karena itu disini kita akan mengelompokan pendapatan dan biaya dalam satu query. cara membuat query laba rugi adalah dengan menyimpan ulang atau save as (F12) Query biaya dan mengganti criteria yang ada menjadi: Like"4*" or Like"5*" kemudia kita bisa RUN untuk menjalankan dan melihat hasilnya

F. Membuat Query laba rugi

Untuk membuat query laba rugi ini tidak akan saya jelaskan secara tekstual tetapi saya menjelaskanya secara visual melalui video yang saya upload di youtube dibawah ini. saya berharap adanya video tersebut dapat mempermudah pembaca dalam memahami materi cara membuat lapoarn keuangan bagian ke 6 ini. silahkan dilihat videonya sampai habis dan jangan lupa untuk subscribe, share dan like di channel total access.

MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #5-15

Setelah sebelumnya kita sudah berhasil membuat Form Input Jurnal Transaksi maka sekarang kita tinggal memasukkan transaksi-transaksi keuangan kedalam Form Input Jurnal Transaksi. (Bagi anda yang baru kebetulan menemukan tulisan ini, ini adalah tahap ke 5 dalam membuat laporan keuangan dengan menggunakan microsoft access, anda bisa melihat tahap awal atau tahap sebelumnya)
Untuk itu saya akan membuat contoh transaksi keuangan sederhana yang terjadi selama satu periode atau transaksi yang terjadi selama satu bulan.

Kita Asumsikan bahwa PT. Seger Buger adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Bengkel Mobil dan transaksi yang terjadi selama bulan Maret tahun 2016 adalah sebagai berikut

No	Tanggal	Keterangan
1.	1/3/2016	Pada awal pembentukan usahanya pemilik TP. SEGER BUGER menyetorkan modal usahaha sebesar Rp. 250.000.000,- Jurnal: Kas                                          (Index 3)             Modal                         (Index 0) Keterangan : Penerimaan Kas dari Investasi pemilik PT.SB
2.	5/3/16	PT. SEGER BUGER membeli sebuah tempat usaha (tanah dan bangunan) senilai Rp. 185.000.000,- Jurnal: Tanah dan Bangunan        (Index 0)             Kas                              (Index 2) Keterangan : Pembelian tanah dan bangunan tempat usaha
3.	7/3/16	Perusahaan membeli peralatan senilai Rp. 85.000.000,-. Dengan ketentuan pembayaran Rp. 50.000.000,- tunai dan Rp. 35.000.000,- hutang Jurnal: Peralatan                                (Index 0)             Kas                               (Index 1)             Hutang usaha            (Index 0) Keterangan : Pembelian peralatan kantor
4.	9/3/16	Pemilik perusahaan menyetorkan modal tambahan sebesar Rp. 50.000.000,- Jurnal: Kas                                          (Index 3)             Modal                         (Index 0) Keterangan: Penerimaan kas dari investasi tambahan
5.	11/3/16	Perusahaan membeli onderdil dan spare part dengan harga Rp. 45.000.000,- Jurnal: Stok Barang                            (Index 0)             Kas                                (Index 1) Keterangan :Pembelian barang dagangan
6.	17/3/16	Perusahaan telah menyelesaikan pekerjaan perbaikan 7 unit mobil  milik PT. Maju Mundur senilai Rp. 42.000.000 dengan syarat pembayaran Rp. 30.000.000 dibayar tunai dan sisanya sebesar Rp, 12.000.000,- adalah piutang selama 2 Minggu Jurnal: Kas                                          (index 1) Piutang                                   (index 0)             Pendapatan               (Index 0)
7.	19/3/16	Pemilik perusahaan mengambil kas untuk kepentingan pribadi sebesar Rp. 10.000.000,- Jurnal: Prive                                       (Index 0)             Kas                              (Index 3) Keterangan : Pengembilan pribadi Pemilik Perusahaan
8.	21/3/16	Diterima pembayaran dari 3 unit mobil yang sudah di service Sebesar Rp. 6.000.000,- Jurnal: Kas                                          (Index 1)             Pendapatan Jasa      (Index 0)
9.	27/3/16	PT. Maju Mundur membayar Hutang tanggal 17/3/16 atas pekerjaan perbaikan mobil sebesar Rp. 8.000.000,- Jurnal: Kas                                          (Index 1)             Piutang                       (index 0)
10	29/3/16	PT. Seger Buger Membayar Gaji karyawan sebesar Rp. 12.500.000 Jurnal: Beban Gaji                              (Index 0)             Kas                                (Index 1)
11	30/3/16	Setelah di perhitungkan selama bulan ini pemakaian onderdil adalah sebesar Rp. 30.000.000,- Jurnal: Biaya Lain-Lain                     (Index 0)             Stok Barang                (Index 0)
12	31/3/16	Untuk mengembangkan usaha, Pemilik PT. Seger Buger menjaminkan tanah dan bangunan sebagai agunan kepada Bank untuk meminjam uang sebesar Rp. 250.000.000,- Jurnal: Kas                                          (index 3)             Hutang Hipotik        (Index 0)

itulah contoh transaksi yang sudah kita buat dan kita input ke dalam Form Input Jurnal Transaksi. Terima kasih sudah membaca tulisan ini dan semoga bisa membantu kamu. kita akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu Membuat Query. jika anda ingin bertanya silahkan tanyakan di kolom komentar, jangan lupa untuk share. dan untuk membantu anda berikut ini saya sertakan video tutorialnya. selamat belajar, jangan lupa untuk like, share and subscribe.

MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #4-15

Form input jurnal transaksi adalah sebuah form yang digunakan untuk memasukan transaksi keuangan yang terjadi. Form Input Jurnal Transaksi ini berhubungan dengan tabel Deskripsi Transaksi dan Tabel Transaksi Keuangan dimana data yang di input di dalam form akan disimpan di ke dua tabel yang sudah saya sebutkan tadi.

Setelah diposting sebelumnya kita sudah membahas tentang membuat tabel yang kita butuhkan untuk membuat laporan keuangan kemudian kita juga telah  membuat Relasi Antar Tabel tahap selanjutnya adalah Membuat Form Input Jurnal Transaksi. Penjelasan tentang Form akan saya bahas lebih lanjut dan mendetail dikemudian hari tetapi karena kita akan menginput jurnal transaksi dan untuk itu dibutuhkan sebuah form maka pembuatan Form Input Jurnal Transkasi kita dahulukan.

untuk membuat form input jurnal transaksi ikuti langkah langkah berikut ini:

1. Klik tab "Create"
2. Klik 1 kali Tabel Deskripsi Transaksi
3. Klik Form maka akan langsung terbuka tab baru yaitu tab Design dengan sebuah layar tampilan form, disitu anda bisa menyesuaikan tinggi dan lebar form dengan cara men-drag sesuai selera anda.
4. Lalu Klik kanan di layar form Deskripsi Transaksi lalu pilih Design View dan munculah tampilan disain form Deskripsi transaksi
5. Buatlah sebuah tombol dengan cara mengklik tombol button di menu bar bagian atas dan tempatkan di bagian bawah form
6. Lalu akan muncul kotak dialog Common Button Wizard, klik cancel karena kita tidak akan menggunakan common button wizard
7. Klik property sheet (yang ada di bagian atas sebelah kanan) maka akan mucul kotak Property sheet di sebelah kanan layar dengan default tab "data"
8. Pindahkan tab property sheet dari tab "data" ke tab "All"
9. Rubahlah Property sheet Name: Commond13 menjadi Commond_Save dan Caption: Commond13 menjadi &SAVE (lihat gambar langkah 9)
10. Pindahkan tab All ke tabe Event lalu pilih "On Click" klik lah kotak kecil titik tiga "..." lalu akan muncul choose builder pilihlah Macro Builder lalu klik ok maka keluarlah layar Macro Tools
11.  Susunlah macro seperti pada gambar Langkah 10 setelah selsai lalu tutup atau close
12. Rubahlah Judul form yang tadinya "Deskripsi Transaksi" menjadi "Form Input Jurnal Transaksi" lalu simpan dengan Nama Form Input Jurnal Transaksi
13. Klik Form View (disebelah kiri atas tepat dibawah File) untuk kembali ke layar form

Itulah langkah langkah untuk membuat Form Jurnal Input Transaksi, dengan langkah tersebut diatas maka kita sudah selesai membuat form yang sangat sederhana yang nantinya akan kita gunakan untuk meng-input transaksi keuangan.
Untuk membantu anda membuat form, dibawah ini saya tampilkan tutorial videonya:
Semalat menyimak dan jangan lupa SUBSCRIBE..

UPDATE!
Untuk yang menggunakan Microsoft Access 2007 dan mengalami kesulitan membuat Form Input Jurnal Transaksi dengan masalah If berikut ini saya lampirkan gampar panduan untuk mempermudah membuat Form inputnya

Terimakasih semoga membantu dan jangan lupa subscribe di channel youtube TOTAL ACCESS

MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #3-15

Tahap selanjutnya untuk membuat Laporan Keuangan dengan menggunakan Microsoft Access yaitu membuat relasi antar tabel dalam hal ini kita akan menghubungkan 4 buah tabel yang sudah kita buat pada posting sebelumnya. bagi anda yang kebetulan baru menemukan halaman ini sebaiknya anda melihat posting sebelumnya dimana saya sudah menjelaskan tabel apa saja dan bagaimana cara membuat tabel tabel yang diperlukan untuk menyusun atau membuat laporan keuangan dengan menggunakan Microsoft Access.

PENGERTIAN RELASI

Yang dimaksud Relasi atau Relationship dalam Microsoft Access adalah hubungan antara 2 buah tabel atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain. dalam MS Access dikenal 3 buah relasi yaitu:

1. Enforce Referential Integrity adalah memaksakan adanya suatu keterkaitan antara 2 tabel 
2. Cascade Update Related Fields adalah apabila kita melakukan perubahan field atau kolom pada sebuah tabel, maka field atau kolom pada tabel yang terelasi akan ikut berubah 
3. Cascade Delete Related Records adalah apabila melakukan penghapusan data pada sebuah tabel, maka data pada tabel yang terelasi akan ikut terhapus juga.

Itulah sekilas tentang penjelasan relasi yang terdapat di Microsoft Access

MEMBUAT RELASI ANTAR TABEL

Setelah mengetahui pengertian relasi secara singkat marilah sekarang kita praktekan cara membuat relasi yang diperlukan untuk membuat Laporan Keuangan dengan menggunakan Microsoft Acces ini. Perhatikan langkah-langkah berikut ini:

• Buka atau pilih Tab menu "Database Tool" lalu klik relationship 
• Setelah itu akan terbuka layar relationship dimana kita bisa melihat disitu sudah ada 3 tabel yang sudah memiliki garis relasi akibat pembuatan lookup wizard pada tahap membuat tabel Transaksi Keuangan, klik kanan di layar relationhip lalu pilih show table, maka akan terbuka kotak dialog show table 
• Pilihlah tabel yang belum terlihat di layar Relationship yaitu tabel Deskripsi Transaksi 
• Sesuaikan tampilan masing masing table,
• Membuat relasi Tabel Transaksi Keuangan” dengan table “Deskripsi Transaksi”

Klik “No TRX” pada table “Deskripsi Transaksi” lalu seret mause (Drag) dan arahkan ke “No TRX” yang ada di Tabel “Transaksi Keuangan” lalu akan muncul kotak dialog “Edit Relationship” 

Ceklist semua kotak ceklist seperti yang tampak pada gambar dibawah lalu klik create dan hasilnya akan tampak seperti pada gambar dibawah ini:

• Membuat relasi table “Transaksi Keuangan”, "Index" dan "Account Number" 

Ketiga tabel (Tabel Transaksi Keuangan, Index dann Account Number) pada dasarnya sudah terbentuk relasi pada saat kita membuat Lookup Wizard, kita hanya tinggal meng-edit nya saja yaitu dengan cara Klik 2x pada garis relasi masing masing table lalu muncul kotak dialog Edit Relationship dan ceklis semua.

Sampai tahap ini kita sudah selsai membuat table dan membuat relasi lalu kita akan menuju ke tahap selanjutnya. terimakasih sudah membaca dan ikuti posting selanjutnya.

Update:
Untuk mempermudah ada dalam memahami materi di atas berikut ini saya sertakan video tutorialnya

MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #2-15

 

Membuat Tabel Deskripsi Transaksi

Tabel Deskripsi Transaksi bertujuan untuk menggambarkan kejadian transaksi seperti No Transaksi, Tanggal kapan dibuatnya transaksi, dan keterangan penggunaan transaksi.
Seperti yang sudah saya sampaikan di posting sebelumnya bahwa untuk membuat laporan keuangan dengan menggunakan Microsoft Access saya membutuhkan 4 buah tabel, dan ini adalah tabel ke 3 yaitu tabel deskripsi transaksi
Struktur Tabel Deskripsi Transaksi adalah sebagaiberikut:

Field Name	Data Type	Description	Field Size	Keterangan
Nomor Transaksi	Text	Kosongkan	255	Primary Key
Tanggal	Date/Time	Kosongkan	-	-
Keterangan Transaksi	Text	-	255	-

setelah menentukan struktur tabelnya maka selanjutnya adalah membuat tabel Deskripsi Transaksi caranya sebagai berikut:

• Pilih tab "Create" lalu klok "Table" Lalu akan terbuka tab baru yaitu tab "Fields" dengan "Table1" 
• Klik kanan di tab Table1 dan pilih "Design Views"
• Selanjutnya akan terbuka kotak dialog "Save as" "Table Name" lalu isikan dengan nama Deskripsi Transaksi
• Lalu buatlah struktur tabel Index seperti gambar langkah 4 dibawah lalu klik "View" lalu klik yes 
• Setelah itu klik "View" dan akan muncul kotak dialog "you must first save the table" klik "Yes" dan biarkan tabel itu kosong.

dengan menyelesaikan langkah diatas maka tabel deskripsi transaksi sudah selesai kita buat dan berikutnya kita tinggal membuat tabel transaksi keuangan

Membuat Tabel Transaksi Keuangan

Perlu di perhatikan secara serius untuk pembuatan table ke 4 ini karena table ini mempunyai hubungan dengan ke-3 tabel yang sudah kita buat sebelumnya dan juga struktur table yang agak berbeda dari table-tabel sebelumnya. Tabel transaksi keuangan ini berfungsi untuk menampung transaksi keuangan yang akan kita input nantinya 

struktur tabelnya sbb:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
ID Jurnal	Auto Number	-	Primary Key
No TRX	Text	-	-
Account Number	Lookup Wizard	-	-
Index	Lookup Wizard	-	-
Debet	Curency	-	-
Kredit	Curency	-	-

setelah menentukan struktur tabel Transaksi Keuangan seperti tabel diatas maka selanjutnya adalah membuat tabel Transaksi keuangan, cara membuat tabelnya sama seperti membuat tabel deskripsi transaksi anda tinggal ikuti saja langkah langkahnya hanya di tabel ini terdapat data type lookup wizard yaitu pada Field name Account Number dan Index.
Lookup Wizard digunakan untuk membuat sebuah relasi antar tabel, dalam hal ini kita akan mengambil data dari tabel lain.

Perhatikan cara membuat Lookup Wizard berikut ini

Membuat Lookup Wizard Account Number

• Pada kolom data type Account Number klik dropdown dan pilihlah Lookup Wizard
• lalu akan muncul kotak dialog Lookup Wizard. anda akan diminta memilih antara "I want the lookup field to get the values from another table or query" dan "I will type in the values that I want". dalam kasus ini pilihlah "I want the lookup field to get the values from another table or query" lalu klik "next"
• lalu akan muncul kotak dialog dimana anda akan diminta memilih dari tabel mana anda mengambil data untuk di korelasikan. untuk kasus ini pilihlah table "account list" lalu pilih "Next".
• Pilihlah field yang terdapat pada kolom available field. dalam contoh ini kita akan memilih semua field maka klik simbol ">>"
• Setelah semua data yang terdapat pada kolom available field berpindah ke Selected Field lalu klik "Next" 
• Langsung saja pilih "Next" lalu akan muncul kotak dialog berikutnya
• Hilangkan tanda centang di kotak "Hide Key Column" sehingga terbuka kolom Account Number lalu klik Next
• Pilih Account Number lalu klik next 
• Lalu Klik Next
• Lalu akan muncul kotak dialog dimana anda diminta untuk menyimpan perubahan terlebih dahulu, klik saja yes
• Lookup Wizard Account Number selsai

Membuat Lookup Wizard Index

Pada dasarnya langkah untuk membuat Lookup Wizard index sama seperti membuat lookup wizard Account number. Sekarang tugas anda adalah mencoba membuat Lookup Wizard Index.

Dengan demikian selsailah tahap awal membuat Aplikasi  Akuntansi Access, yaitu kita sudah selsai membuat tabel tabel yang dibutuhkan. tahap selanjutnya adalah merelasikan ke-4 tabel yang sudah kita buat sebelumnya (Tabel Account List, Tabel Index, Tabel keterangan transaksi, dan Tabel transaksi keuangan) sehingga tabel-tabel tersebut mempunyai hubungan satu sama lain. selamat mencoba dan semoga berhasil dan sampai jumpa di posting selanjutnya Membuat relasi antar tabel dalam Microsoft access.

Update:
Untuk mempermudah ada dalam memahami materi di atas berikut ini saya sertakan video tutorialnya