Membuat Switchboard Manager Microsoft Access 2016

Dalam postingan kali ini saya ingin membahas tentang Cara Membuat Switchboard Manager di Microsoft Access. Saya akan memulai pembahasan ini dengan definisi switchboard manager. Apa yang dimaksud dengan Switchboard Manager? Switchboard Manager adalah sebuah form navigasi berisi tombol-tombol perintah untuk menampilkan objek database yang sudah dibuat sebelumnya. Objek database disini maksudnya tabel, query, form dan report.

Switchboard manager berfungsi sebagai halaman utama / Main Menu untuk memudahkan pengguna mengoperasikan aplikasi microsoft access

Tombol perintah untuk membuat switchboard manager di Microsoft Access 2016 tidak disediakan di menu tab ribbon ataupun di quick access toolbar jadi kita harus memunculkan tombol tersebut terlebih dahulu, Caranya mudah sekali:

MEMUNCULKAN SWITCHBOARD MANAGER DI QUICK ACCESS TOOLBAR

• Pergi ke tab File 
• Lalu pilih Option 
• Kemudian akan terbuka kotak digalog Access option dan 
• Klik quick access toolbar
• Pada bagian Choose command from ganti Popular Command menjadi Commands not in the ribbon
• Cari Switchboard Manager
• Jika sudah ketemu klik Add kemudian klik OK

Sekarang tombol switchboard manager sudah ada dalam quick access toolbar dan kita sudah bisa membuat switchboard manager.

MEMBUAT SWITCHBOARD MANAGER

Tombol perintah dalam setiap halaman switchboard tidak bisa lebih dari 8 jadi akan lebih baik sebelum membuat switchboard manager sebaiknya kita membuat skema / alur menunya terlebih dahulu agar pada saat membuat switchboard kita sudah tau tombol perintah apa yang akan kita buat.

Berikut ini adalah langkah langkah membuat switchboard manager:

• Klik icon switchboard manager
• Kemudian muncul kotak dialog ... would you to create one? Klik Yes
• Maka akan muncul kotak dialog Switchboard Pages yang terdiri dari tombol: Close, New, Edit, Delete, dan Make Default. 
• Klik tombol close akan menutup switchboard pages, Tombol New... untuk membuat halaman switchboard baru seperti Halaman 1, Halaman 2, Halaman 3. Delete jika jika ingin menghapus halaman switchboard dan Make Default untuk menjadikan halaman sebagai default

• Sedangkan untuk Edit akan membuka kotak dialog baru yaitu Edit switchboard pages, dihalaman ini kita bisa merubah Nama Switchboard dengan nama yang kita inginkan dan menambahkan item atau tombol perintah dengan cara klik New..

• Lalu akan terbuka kotak dialog Edit Switchboard Item, Ketik nama perintah di baris text, lalu pilih Command yang tersedia. Misal, jika memilih Perintah Open Form maka dibawah baris command berubah menjadi form dan akan tersedia form yang sudah kita buat sebelumnya. lalu klik OK untuk menyelesaikannya.

Oke, itu saja penjelasan singkat tentang cara bagaimana membuat switchboard manager, semoga bermanfaat.

Sekilas tentang Form di Microsoft Access

Pengertian form dalam Microsoft Access adalah sebuah objek database yang dibuat untuk mempermudah pengguna saat menjalankan aplikasi. Form biasanya digunakan untuk menginput, merubah atau bisa juga untuk menampilkan sebuah laporan, form seperti ini langsung terhubung dengan tabel, query, report atau bisa juga terhubung dengan sesama form.

Form bisa juga berdiri sendiri dengan kata lain form tersebut tidak dikaitkan dengan tabel atau query, jadi data yang diketikkan tidak disimpan kedalam tabel tertentu. Contoh form seperti ini pernah saya buat di posting sebelumnya yaitu membuat kalkulator KPR sederhana dengan menggunakan microsoft access.

Form di Microsoft Access bisa dibilang seperti object oriented programming atau pemrograman berorientasi objek (PBO) hal ini dapat dilihat dari adanya pengkapsulan atau Encapsulation yang merupakan ciri paling menonjol dalam PBO. yangdimaksud dengan pengkapsulan adalah bahwa sebuah objek (dalam hal ini form) merupakan kumpulan dari property, methode, dan event.

• Property : Panjang, lebar dan warna objek
• Methode : adalah procedure atau function yangakan dijalankan misalnya untuk membuat suatu perkalian maka dibutuhkan script atau program untuk menentukan prosedur perkalian
• Event yaitu kejadian yang memicu atau mengakibatkan suatu metode yang sudah dibuat bisa dilaksanakan. misalnya prosedur perkalian terdapat pada event on click artinya prosedur perkalian akan dijalankan apabila terjadi mouse di klik oleh user.

Microsoft Access memberikan beberapa cara untuk membuat form, tetapi dalam postingan kali ini saya hanya akan menjelaskan 2 cara saja dulu. yaitu cara paling mudah dan paling umum digunakan, berikut ini adalah beberapa caranya:

• MEMBUAT FORM DARI TABEL ATAU QUERY

Cara membuat form seperti ini sangat mudah, untuk menerapkan cara seperti ini tentu kita harus sudah mempunyai tabel atau query untuk dijadikan form, anggaplah tabel dan querynya sudah kita buat maka cara untuk membuat formnya adalah:

1. Klik 1 kali tabel atau query yangakan dijadikan form kemudian pilih tab create lalu klik form
2. Maka Formnya sudah otomatis terbentuk dan langkah selanjutnya kita tinggal merapihkannya saja melalui mode design view. Kita bisa melakukan perubahan design dengan cara memberi logo, menyesuaikan ukuran kotak dll, rapihkan saja sesai kemauanmu.

cara ini sering sekali saya terapkan pada saat membuat aplikasi, contohnya adalah aplikasi pembukuan dan aplikasi akuntansi yang beberapa waktu lalu pernah saya buat. lihat di channel youtube saya jika mau tau detailnya dan jangan lupa subscribe 😊

• MEMBUAT FORM MENGGUNAKAN FORM WIZARD

Dengan menggunakan form wizard kita dapat menentukan field apa saja yang akan kita tampilkan dalam sebuah form, kita juga bisa mengambil field dari tabel yang berbeda untuk ditampilkan pada sebuah form selama tabel itu memiliki relasi, bahkan kita bisa memilih jenis layout yang kita inginkan. Cara membuat form menggunakan form wizard adalah sebagai berikut:

1. Klik tab create lalu pilih Form Wizard
2. Lalu mucul kotak dialog Form Wizard
3. Pada bagian Tables/Query kita bisa memilih tabel atau query sebagai sumber data dan pada bagian Available field pilihlah field yang kita inginkan dengan caran klik tanda > atau tanda >> jika ingin memilih seluruh field lalu klik next jika sudah sesuai
4. Berikutnya adalah memilih layout, Pilihlah layout yang sesuai dengan kebutuhan kita nantinya. kemudian klik next
5. Berikutnya adalah menentukan nama Form, ketik nama form yang kita inginkan dan disitu kita dapat memilih Open the form to view or enter information artinya dia akan langsung menampilkan sebuah form view atau modify the form design artinya setelah kamu klik finish dia akan masukk ke mode design view dan kamu dapat memodifikasi form tersebut.

Demikianlah sekilas tentang form di microsoft access yang dapat saya sampaikan dalam kesempatan kali ini. Semoga dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat.

Cara Menggunakan Fungsi Text di Query Microsoft Access

Memanipulasi sebuah terxt dalam microsoft access bukan sesuatu yang tidak mungkin, Microsoft Access menyediakan beberapa fungsi untuk mengatur suatu text sesuai keinginan. inilah asiknya menggunakan Microsoft Access, saat terlanjur membuat database berupa kumpulan text seperti daftar nama orang atau daftar nama barang kemudian karena sesuatu hal kita diharuskan untuk merubah format data tersebut, kita tidak pelru merubah satu persatu format data yang sudah ada tersebut, cukup memanfaatkan fungsi text. 

Beberapa fungsi text dalam microsoft access adalah sebagai berikut:

• Fungsi Lcase berfungsi merubah karakter huruf besar menjadi huruf kecil
• Fungsi Ucase berfungsi merubah karakter huruf kecil menjadi huruf besar

Contoh penerapan fungsi Lcase dan Ucase: Saya mempunyai sebuah tabel Data Siswa berisi NIK (Nomor Induk Siswa) dan Nama Siswa detail tabelnya sebagai berikut:

NIK	Nama Siswa
123	Adam
132	Bangbang
213	Cicilia
231	Dilan
321	Egy

dengan menggunakan fungsi Ucase saya akan membuat Nama Siswa menjadi huruf besar dan dengan fungsi Lcase akan membuat nama siswa menjadi huruf kecil semua. Untuk menerapkan kedua fungsi tersebut buatlah sebuah query dan ketik sintak SQL sebagai berikut:

SELECT Data_Siswa.NIK, UCase([Data_Siswa].[Nama Siswa]) AS Upper_Nama,
LCase([Data_Siswa].[Nama Siswa]) AS Lower_Nama
FROM Data_Siswa;

Maka hasilnya adalah sebagai berikut:

• Fungsi Left berfungsi mengambil sejumlah digit suatu kata (string) dari sebelah kiri sebanyak jumlah tertentu
• Fungsi Mid berfungsi mengambil sejumlah digit suatu kata (String) dari mulai digit ke 'sekian' sebanyak jumlah tertentu
• Fungsi Right berfungsi mengambil sejumlah digit suatu kata (string) dari sebelah kanan sebantak jumlah tertentu

Untuk lebih jelas tentang fungsi Left, Mid dan Right saya akan memberi sebuah contoh penerapan fungsi tersebut. Perhatikan kembali tabel Data Siswa diatas. Dengan fungsi left saya akan mengambil 2 digit huruf dibagian sebelah kiri, dengan fungsi Mid saya akan mengambil digit ke 2 sebanyak 5 huruf dan dengan fungsi Right saya akan mengambil 2 digit huruf dibagian sebelah kakan. Untuk menerapkan fungsi tersebut buatlah sebuah query dan ketik sintak SQL sebagai berikut:

SELECT Data_Siswa.[Nama Siswa], Left([Nama Siswa],2) AS Fungsi_Left,
Mid([Nama Siswa],2,5) AS Fungsi_Mid, Right([Nama Siswa],2) AS Fungsi_Right
FROM Data_Siswa;

• Fungsi Ltrim Berfungsi menghapus digit kosong sebelah kiri
• Fungsi Trim Berfungsi menghapus digit kosong sebelah kanan
• Fungsi Rtrim Berfungsi menghapus digit kosong sebelah kiri dan kanan
• Fungsi Len Berfungsi menghitung banyaknya digit suatu string 

Contoh: dari tabel Data Siswa diatas kita akan menghitung panjang string atau banyaknya huruf dari masing masing nama siswa: Buatalah sebuah Query dan ketik sintak SQL sebagai berikut:

SELECT Data_Siswa.NIK, Data_Siswa.[Nama Siswa], Len([Nama Siswa]) AS [Jumlah String]
FROM Data_Siswa;

Maka hasilnya akan sebagai berikut:

Demikianlah beberapa fungsi text yang biasa penulis gunakan dalam query microsoft access, semoga dapat bermanfaat buat pribadi penulis khususnya dan buat pembaca pada umumnya.

Tipe - Tipe Data di Microsoft Access

Untuk membangun sebuah database di Microsoft Access langkah pertama pastinya adalah membuat tabel dan pada saat membuat tabel, memilih tipe data untuk setiap field atau kolom data adalah sebuah keharusan, kita harus memilih type data yang sesuai agar mempermudah dalam pengolahan data nantinya.

Akan tetapi kita tidak akan tau type data yang sesuai apabila tidak mengerti fungsi dari masing masing type data tersebut. Oleh karena itu dalam postingan kali ini saya akan mencoba menjelaskan tentang kegunaan dari masing masing type data di Microsoft Access berdasarkan pengetahuan saya sendiri, dan apabila ada kekeliruan atau ada penjelasan kurang pas silahkan koreksi saya melalui kolom komentar dibawah.

TYPE TYPE DATA DI MICROSOFT ACCESS

Auto Number

Nilai atau angka yang terisi secara otomatis. Jika memilih long integer pada bagian file size maka microsoft access akan membuat nomor secara berurut dalam setiap record, tetapi jika memilih Replication ID maka microsoft access akan membuat sebuah nomor unik secara otomatis dalam setiap record

Text / Short Text

Di Microsoft Access versi 2013 sampai 2016 namanya short text tetapi di microsoft access 2010 kebawah namanya text. Type data ini digunakan untuk data alfanumerik (huruf, angka, simbol) panjang karakter maksimal 255 atau kita bisa membatasi banyaknya karakter yang ingin ditampilkan dengan cara mengatur file size dibagian bawah. type data ini paling banyak digunakan dalam pembuatan database.

Long Text / Memo

Di Microsoft Access versi 2013 sampai 2016 namanya Long Text tetapi di Microsoft Access 2010 kebawah namanya Memo. kegunaan type data ini sama seperti short text hanya saja kapasitasnya lebih besar, type data long text ini bisa menampung kalimat dan paragraf maksimal 64.000 karakter.

Number

Digunakan untuk menyimpan type data angka atau Numeric, pada bagian file size kita bisa memilih salah satu type angka yang akan kita gunakan.

Date/Time

digunakan untuk menyimpan data berupa tanggal, bulan, tahun. kita bisa memilih format waktu dibagian bawahnya

Currency

Digunakan untuk menyimpan data keuangan atau nilai nominal

Ole Object

Digunakan untuk memasukkan data berupa gambar atau foto

Hyperlink

Untuk membuat sebuah link yang dapat memanggil suatu situs atau file atau dokumen kemudian menampilkannya.

Attachment

Digunakan untuk melampirkan suatu file berupa gambar, dokumen, musik mp3, atau video

Calculated

Untuk menampilkan data hasil perhitungan antara beberapa field, ketika memilih data type calculated maka akan Secara otomatis terbuka expression builder disitu kita bisa menuliskan sebuah rumus penjumlahan.

Lookup Wizard

untuk membuat sebuah drop box yang menampilkan data disuatu field dan tabel yang berbeda dan bisa juga membuat data pilihan sendiri.

Itulah sekilas tentang tipe - tipe data di Microsoft Access, semoga bisa menambah wawasan tetang microsoft access.