Membuat Pembukuan Kas Dengan Microsoft Access Bagian 1/4 Table Database

Hallo bro..

Selamat datang di Blog saya dan kali ini saya akan membahas cara membuat buku kas atau pembukuan kas sederhana dengan menggunakan Microsoft access..

Tutorial ini saya tunjukkan khususnya untuk temen temen subscriber yang beberapa waktu lalu meminta saya untuk membuat sebuah tutorial pembukuan... saya ucapkan terimakasih karena sudah subscribe di channel dan di blog saya ini dan pada umumnya saya tunjukkan untuk semua pembaca yang membutuhkan tutorial seperti ini, jangan lupa untuk subscribe, share dan like..

Saya sebut pembukuan kas karena ruang lingkupnya sangat terbatas hanya mencatat penerimaan dan pengeluaran kas secara tunai namun demikian pencatatannya dilakukan secara sistematis dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari akuntansi.

Tujuan dibuatnya Aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah si pembuku atau bookkeeper dalam melaksanakan pekerjaan pencatatan atau pekerjaan pembukuannya. Dengan aplikasi ini si pembuku tidak perlu lagi mencatat dan mengelompokkan transaksinya secara manual, dengan aplikasi ini si pembuku hanya perlu menginput transaksi berdasarkan kode akun maka transaksi akan secara otomatis terkelompokkan dan pada akhir periode pembukuan bisa memberikan laporan yang benar mengenai gambaran penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan periode bulan, tahun atau periode yang diinginkan atau bisa juga menampilkan laporan kas berdasarkan kode akunnya masing masing….

Oke sekarang saya akan langsung membuat aplikasinya.. Sudah siap nyimak?

Pertama tentu saja harus membuka dulu program Microsoft Access nya kemudian buat database baru dan simpan dengan nama "Contoh Laporan Pembukuan"

Untuk membuat aplikasi dengan menggunakan Microsoft Access seperti biasa saya akan membuat tabel database nya dulu.. saya akan membuat Empat buah tabel database yang pertama adalah tabel Type akun tabel ini terdiri dari 2 kolom yaitu No akun dan keterangan akun tabel ini sangat sederhana sekali tetapi sangat penting karena merupakan tabel induk pengelompokan semua transaksi, struktur tabelnya bisa kamu lihat dibawah ini:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
No Akun	Short Text	-	Primary Key
Ket Akun	Short Text	-	-

Lalu isi tabel database nya dengan No Akun dan Ket Akun seperti tabel dibawah ini:

No Akun	Ket Akun
1-1	Kas
1-2	Piutang
1-3	Persediaan
1-4	Peralatan
1-5	Perlengkapan
2-1	Hutang Usaha
2-2	Hutang Bank
2-3	Hutang Lainnya
3-1	Modal Usaha
3-2	Prive
4-1	Pendapatan Usaha
4-2	Pendapatan Lainnya
5-1	Biaya Kantor
5-2	Biaya Operasional
5-3	Biaya Gaji
5-4	Biaya Tenaga Kerja

akun akun ini bisa saja diganti, ditambah, dikurangi sesuai dengan kebutuhan masing masing.. yang saya contohkan disini tidak bersifat baku jadi bisa disesuaikan

Lalu selanjutnya saya akan membuat tabel ke-2 yaitu tabel kode akun dimana tabel ini merupakan sub akun yang merujuk kepada tabel pertama dan nilainya akan diambil dari tabel pertama tadi yaitu tabel type akun..Struktur tabelnya bisa dilihat dibawah ini:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
KD Akun	Short Text	-	Primary Key
NM Akun	Short Text	-	-
Type	Lookup Wizard	-	-

Setelah menentukan struktur tabel seperti diatas lalu berikutnya adalah isi tabel kede akun dengan kode akun, nama akun dan type seperti tabel dibawah ini:

KD Akun	NM Akun	Type
1-1111	Droping Kas	1-1
4-2111	Pendapatan Lain Lain	4-2
5-1111	Biaya Transport	5-1
5-1112	Biaya Listrik	5-1
5-1113	Biaya Telp dan Fax	5-1
5-1114	Biaya Internet	5-1
5-1115	Biaya Pos dan Materai	5-1
5-1116	Biaya ATK	5-1
5-1117	Biaya Service	5-1
5-1118	Biaya Konsumsi	5-1
5-1111	Biaya Transport	5-1
5-3110	Biaya Gaji karyawan Tetap	5-3
5-3111	Biaya Gaji karyawan Honorer	5-3
5-3111	Biaya Gaji karyawan Honorer	5-3
5-4110	Upah Tenaga Kerja	5-4

untuk kolom Type nilainya diambil dari tabel type akun melalui lookup wizard.. kode-kode inilah yang akan mengelompokkan semua transaksi berdasarkan jenis kodenya masing masing. Jangan lupa save dan kita biarkan dulu tabel kode akun ini

Lalu selanjutnya adalah membuat tabel ke-3 yaitu tabel Transaksi. Struktur tabel Transaksi bisa kita lihat dibawah ini:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
ID	Auto Number	-	Primary Key
No_TRX	Short Text	-	-
Akun	Lookup Wizard	-	-
Debet	Currency	-	Default Value=kosongkan (hapus 0)
Kredit	Currency	-	Default Value=kosongkan (hapus 0)

Fungsi tabel ini untuk menampung transaksi yaitu: ID, Nomor transaksi, akun, debet dan kredit tabel ini akan berpasangan dengan tabel keterangan transaksi.
berikut ini adalah tabel ke-4 yaitu tabel keterangan transaksi

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
Jenis Transaksi	Lookupwizard	-	Buat lookupwizard penerimaan dan pengeluaran
No_TRX	Short Text	-	Primary Key
Tanggal	Short date	-	-
Keterangan Transaksi	Short Text	-	-

Setelah menentukan struktur tabel Transaksi dan tabel keterangan transaksi berikutnya adalah membuat kedua tabel tersebut lalu biarkan tabel tersebut dalam keadaan kosong..

Langkah selanjutnya hanya tinggal menghubungkan ke 4 buah tabel yang sudah dibauat tadi agar tabelnya memiliki koneksi satu sama lain.. cara membuat koneksi nya juga sangat mudah yaitu:

Pergi ke tab database tools
Klik Relationships
Klik kanan di layar relationships lalu pilih show table
masukkan tabel keterangan transaksi
setelah di layar relationships terdapat 4 buah tabel lalu drag field No_TRX yang ada di tabel keterangan transaksi dan arahkan ke field No_TRX yang ada di tabel Transaksi
setelah muncul garis relasi nya klik 2x di garis relasi tersebut lalu akan muncul kotak dialog edit relationships
ceklist kotak enforce referential integrity, cascade update related field, cascade delete related field,
klik OK

Nah sekarang ke 4 buah tabelnya sudah terkoneksi satu sama lain.. ini harus dilakukan agar pada saat kita merubah data pada sebuah tabel maka tabel yang terkoneksi juga akan berubah..

Saya rasa tulisannya sudah cukup panjang.. jadi untuk langkah selanjutnya Membuat form input transaksi akan saya bahas di posting selanjutnya.. dan untuk mempermudah memahami materi membuat tabel database berikut ini saya sertakan video tutorialnya