Tipe - Tipe Data di Microsoft Access

Untuk membangun sebuah database di Microsoft Access langkah pertama pastinya adalah membuat tabel dan pada saat membuat tabel, memilih tipe data untuk setiap field atau kolom data adalah sebuah keharusan, kita harus memilih type data yang sesuai agar mempermudah dalam pengolahan data nantinya.

Akan tetapi kita tidak akan tau type data yang sesuai apabila tidak mengerti fungsi dari masing masing type data tersebut. Oleh karena itu dalam postingan kali ini saya akan mencoba menjelaskan tentang kegunaan dari masing masing type data di Microsoft Access berdasarkan pengetahuan saya sendiri, dan apabila ada kekeliruan atau ada penjelasan kurang pas silahkan koreksi saya melalui kolom komentar dibawah.

TYPE TYPE DATA DI MICROSOFT ACCESS

Auto Number

Nilai atau angka yang terisi secara otomatis. Jika memilih long integer pada bagian file size maka microsoft access akan membuat nomor secara berurut dalam setiap record, tetapi jika memilih Replication ID maka microsoft access akan membuat sebuah nomor unik secara otomatis dalam setiap record

Text / Short Text

Di Microsoft Access versi 2013 sampai 2016 namanya short text tetapi di microsoft access 2010 kebawah namanya text. Type data ini digunakan untuk data alfanumerik (huruf, angka, simbol) panjang karakter maksimal 255 atau kita bisa membatasi banyaknya karakter yang ingin ditampilkan dengan cara mengatur file size dibagian bawah. type data ini paling banyak digunakan dalam pembuatan database.

Long Text / Memo

Di Microsoft Access versi 2013 sampai 2016 namanya Long Text tetapi di Microsoft Access 2010 kebawah namanya Memo. kegunaan type data ini sama seperti short text hanya saja kapasitasnya lebih besar, type data long text ini bisa menampung kalimat dan paragraf maksimal 64.000 karakter.

Number

Digunakan untuk menyimpan type data angka atau Numeric, pada bagian file size kita bisa memilih salah satu type angka yang akan kita gunakan.

Date/Time

digunakan untuk menyimpan data berupa tanggal, bulan, tahun. kita bisa memilih format waktu dibagian bawahnya

Currency

Digunakan untuk menyimpan data keuangan atau nilai nominal

Ole Object

Digunakan untuk memasukkan data berupa gambar atau foto

Hyperlink

Untuk membuat sebuah link yang dapat memanggil suatu situs atau file atau dokumen kemudian menampilkannya.

Attachment

Digunakan untuk melampirkan suatu file berupa gambar, dokumen, musik mp3, atau video

Calculated

Untuk menampilkan data hasil perhitungan antara beberapa field, ketika memilih data type calculated maka akan Secara otomatis terbuka expression builder disitu kita bisa menuliskan sebuah rumus penjumlahan.

Lookup Wizard

untuk membuat sebuah drop box yang menampilkan data disuatu field dan tabel yang berbeda dan bisa juga membuat data pilihan sendiri.

Itulah sekilas tentang tipe - tipe data di Microsoft Access, semoga bisa menambah wawasan tetang microsoft access.

Filter Data Menggunakan Kriteria WHERE

Filter data dengan menggunakan kata where bisa diikuti oleh Comparison, fungsi Between, fungsi In,  fungsi Like, Not Like, is null atau is not null.

Pada postingan sebelumnya saya sudah membahas cara menentukan data menggunakan kriteria HAVING, dan dalam kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Kriteria Where. Hampir sama seperti kriteria HAVING, Kriteria WHERE juga digunakan untuk menyaring atau mem filter suatu database sehingga data ditampilkan sesuai dengan kriteria yang kita tentukan.

Seperti yang saya katakan dibaris paling atas bahwa, penyeleksian data dengan kata where bisa disandingkan dengan Comparison, Between, In, Like, Not like, Is Null dan Is Not Null. Sekarang saya akan menjelaskan masing masing pengertian fungsi tersebut dan saya akan memberikan contoh kasus beserta penyelesaiannya kepada kamu, agar kamu lebih mudah mengerti dan memahami apa yang saya sampaikan.

COMPARASION ( =, <>, <, >, <=, =>)

Comparison berfungsi untuk membandingkan dua nilai, type data yang dibandingkan harus sesuai, dan hasil yang diperolah dari operasi perbandingan berupa nilai logic. Sintaks SQL nya sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field. . . 
FROM      Nana_Tabel
WHERE     Nama.Tabel.Nama_Field Criteria Comparison

Contoh Soal:
Saya mempunyai sebuah tabel siswa yang terdiri dari Nama Siswa dan Absen, tabelnya sebagai berikut:

Dari tabel diatas kita diminta untuk menampilkan data siswa dengan ketentuan jumlah absensi >= 21.
Solusi:
Dengan Menggunakan sintak SQL
Buat query design dan masuk ke mode SQL View lalu ketik sintak sebagai berikut:

SELECT Siswa.[Nama Siswa], Siswa.Absen
FROM Siswa
WHERE (((Siswa.Absen)>=21));

Tanpa Sintak SQL
Buat Query design >> Masukkan tabel siswa kedalam Query >> masukkan field Nama Siswa dan Absen >> pada baris criteria kolom absen ketik ">=21"

BETWEEN
Pada dasarnya between digunakan untuk menyeleksi suatu nilai yang berada dalam range data tertentu, Sintak SQL nya adalah sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field. . . 
FROM      Nana_Tabel
WHERE     Nama.Tabel.Nama_Field Between ... AND ...

Contoh Soal:
Masih dengan tabel siswa diatas, kita diminta untuk menampilkan data siswa dengan abnsen antara 21 dan 23
Solusi:
Dengan Menggunakan sintak SQL
Buat query design dan masuk ke mode SQL View lalu ketik sintak sebagai berikut:

SELECT Siswa.[Nama Siswa], Siswa.Absen
FROM Siswa
WHERE (((Siswa.Absen) Between 21 And 23));

Tanpa Sintak SQL
Buat Query design >> Masukkan tabel siswa kedalam Query >> masukkan field Nama Siswa dan Absen >> pada baris criteria kolom absen ketik Between 21 AND 23

IN
In digunakan untuk melakukan pengecekan apakah suatu nilai terdapat pada suatu himpunan tertentu. Sintak SQL nya sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field. . . 
FROM      Nana_Tabel
WHERE     Nama.Tabel.Nama_Field In ( ..., ..., ...)

Contoh Soal
Masih dengan tabel siswa diatas, kita diminta untuk menampilkan data siswa yang memiliki absensi 20 dan 21
Solusi
Dengan Menggunakan sintak SQL
Buat query design dan masuk ke mode SQL View lalu ketik sintak sebagai berikut:

SELECT Siswa.[Nama Siswa], Siswa.Absen
FROM Siswa
WHERE (((Siswa.Absen) In (20,21)));

Tanpa Sintak SQL
Buat Query design >> Masukkan tabel siswa kedalam Query >> masukkan field Nama Siswa dan Absen >> pada baris criteria kolom absen ketik In (20;21)

LIKE / NOT LIKE
Like atau Not Like digunakan untuk membandingkan data dengan pola tertentu. Untuk membandingkan suatu karakter digunakan karakter underscore ( _ ) sedangkan untuk membandingkan data String digunakan karakter bintang (*). Sintak SQL nya sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field. . . 
FROM      Nana_Tabel
WHERE     Nama.Tabel.Nama_Field Like ... atau Not Like ...

Contoh Soal
Masih menggunakan contoh tabel siswa diatas, kita diminta untuk menampilkan nama siswa yang mempunyai awalah kata 'Su'

Solusi
Dengan Menggunakan sintak SQL
Buat query design dan masuk ke mode SQL View lalu ketik sintak sebagai berikut:

SELECT Siswa.[Nama Siswa], Siswa.Absen
FROM Siswa
WHERE (((Siswa.[Nama Siswa]) Like "Su*"));

Tanpa Sintak SQL
Buat Query design >> Masukkan tabel siswa kedalam Query >> masukkan field Nama Siswa dan Absen >> pada baris criteria kolom nama siswa ketik Like De*

Fungsi Like / Not Like bisa juga digunakan untuk mencari suku kata yang berada ditengah kata dan dibelakang kata, kita hanaya tinggal menuliskan misalnya Like *ar* untuk mencari data nama siswa yang memiliki suku kata tengah 'ar' atau Like *Mi untuk mencari nama dengan akhiran 'Mi'

Menentukan Data Menggunakan Kriteria HAVING

Postingan kali ini saya akan coba membahas tentang bagaimana caranya menentukan kriteria data dalam sebuah query microsoft access. Menentukan kriteria data adalah langkah untuk menyaring data (filtering database) sehingga data ditampilkan sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Kriteria data dibagi kedalam dua katagori yaitu:

1. Kriteria Having
2. Kriteria Where

Kriteria Data Having

Kriteria Having adalah dimana kita menyeleksi suatu data menggunakan kata Having dibarengi dengan fungsi Agregate / Aggregate function : min, max, avg, sum dan count. Sintak SQL nya sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field. . . , Nama_Tabel.Nama_Field, Aggregate_Function
FROM      Nana_Tabel
GROUP BY  Nama_Tabel.Nama_Field
HAVING    Criteria_Aggregate_Function

Agar lebih memahami kriteria having, berikut ini saya praktekan dalam sebuah contoh kasus. Misalnya Saya mempunyai sebuah tabel database, terdiri dari kolom KD_jabatan, golongan dan Gapok dan saya memberi nama tabel ini dengan nama Tabel Gaji Pokok, tabel jelasnya bisa dilihat dibawah ini:

Kemudian permasalahannya adalah kita dituntut untuk menampilkan gaji pokok setiap golongan dengan kriteria golongan yang ditampilkan adalah golongan yang mempunyai maksimum gaji pokok lebih besar (>) dari Rp. 5.000.000,- kolom atau field yang ditampilkan adalah field Golongan dan field Maksimum_gaji_Pokok.

Untuk menyelesaikan permasalahan diatas, buatlah dahulu sebuah query dan ketik sintak SQL sebagai berikut:

SELECT   Gaji_Pokok.Golongan, Max(Gaji_Pokok.GPO) AS Maksimum_Gaji_Pokok
FROM     Gaji_Pokok
GROUP BY Gaji_Pokok.Golongan
HAVING   (((Max(Gaji_Pokok.GPO))>5000000));

Setelah itu klik RUN untuk melihat hasilnya, jika penulisan sintak kamu betul maka dia akan menampilkan data query sesuai dengan perintah sintak yang kamu ketik, seperti gambar dibawah ini:

jika dalam penulisannya ada salah maka dia tidak akan mau menampilkan data, kamu harus memperbaiki penulisan sintaknya. Tetapi jika kamu tidak mau ribet dengan penulisan sintak ada cara lain yang lebih mudah tanpa menulis sintak SQL. Perhatikan gambar dibawah ini

Buat query hingga posisinya terlihat seperti gambar diatas

1. Klik Totals maka akan muncul baris totals seperti terlihat digambar no 2
2. Field Golongan pilih Group By dan Maksimum_Gaji_Pokok isi dengan fungsi agregat Max
3. Ketik > 5000000 di baris kriteria

Dengan cara sperti itu hasilnya akan sama saja seperti kita menulis sintak SQL.
Contoh diatas untuk menampilkan data maksimum gaji pokok tiap golongan, lalu bagaimana jika soalnya diminta menampilkan data minimum atau menampilkan rata-rata atau diminta untuk menampilkan fungsi agregat lainnya?

Untuk contoh kasus diatas jika yang diminta adalah menampilkan data minimum, maka kita tinggal mengganti saja fungsi agregatnya menjadi Min atau menjadi Avg jika yang diminta adalah rata-rata atau Sum dan sebagainya, sesuaikan dengan kebutuhan.

Pengaturan Data (Order By) Microsoft Acceess

Mengelola suatu database tentu saja akan lebih mudah apabila data telah diurutkan berdasarkan suatu data tertentu, misalnya kamu mau mencari atau mau menampilkan sekumpulan data konsumen, tentu saja akan lebih mudah apabila kamu melakukan pencarian data konsumen berdasarkan urutan nama konsumen atau alamat konsumen, dengan cara mengurutkan data berdasarkan nama atau alamat konsumen maka kamu akan lebih mudah mencari nama konsumen yang kamu inginkan, selain itu data yang ditampilkan juga akan kelihatan lebih rapih dan teratur.

Untuk keperluan semacam ini SQL dalam microsoft access menyediakan sintak Order By untuk mengurutkan data berdasarkan field tertentu. Sintaknya adalah sebagai berikut:

SELECT    Nama_Tabel.Nama_Field
FROM      Nana_Tabel
ORDER BY  Nama_Tabel.Nama_Field ASC / DSC

Selain menggunakan SQL bagi kamu yang tidak mau pusing dengan sintak SQL ada cara lain yang lebih mudah yaitu dengan menuliskan accending jika mau mengurutkan data dari yang terkecil, atau descending jika mau mengurutkan data dari yang terbesar. Untuk memperjelas materi ini saya akan memberikan sebuah contoh sederhana dan penyelesaiannya.

Contoh: Saya mempunyai sebuah tabel Jabatan yang terdiri dari field Nama Jabatan (NM_Jab) dan Tunjangan Jabatan (TJ_Jab), Nama jabatan berisi nama nama jabatan seperti Administrasi, Keuangan, Akunting, HRD, Direktur dll. Sedangkan Tunjangan jabatan berisi besaran rupiah masing masing jabatan, tabelnya dibawah ini:

NM_Jab	TJ_Jab
Administrasi	Rp. 500.000,-
Akunting	Rp. 1.000.000,-
HRD	Rp. 750.000,-
Sekretaris	Rp. 500.000,-
Manager	Rp. 1.500.000,-
Direktur	Rp. 2.500.000,-

Persoalannya adalah: saya ingin field Nama Jabatan dan field Tunjangan jabatan tampilannya diurutkan berdasarkan Tunjangan Jabatan dari nilai terendah hingga tertinggi.

Solusi: Buatlah sebuah Query Design, Jika kamu mau menyelesaikannya dengan SQL maka sintaknya adalah:

SELECT    Jabatan.NM_Jab, Jabatan.TJ_Jab
FROM      Jabatan
ORDER BY  Jabatan.TJ_Jab ASC

Tetapi jika kamu tidak mau menyelesaikannya dengan menggunakan sintak SQL maka setelah membuat query design dan memasukan tabel kedalam query kamu cukup memilih ascending pada baris sort seperti yang kamu lihat pada gambar dibawah ini

Jadi itulah penjelasan singkat tentang Order By di Microsoft Access, sangat sederhana sekali. Semoga bermanfaat.

Impor data dari Microsoft access

Dalam Microsoft Access cara paling tepat untuk menyalin sebuah objek database microsoft access ke database microsoft access lainnya adalah dengan menggunakan fitur Export atau Import, berbeda dengan copy-paste fitur export import dalam microsoft access memberikan kita banyak pilihan sesuai dengan kebutuhan, misalnya kita bisa mengimpor sebuah query untuk dijadikan sebuah tabel atau kita bisa mengimpor seluruh tabel termasuk semua relasinya.

Impor Objek Data Microsoft Access Dari Database Micarosoft Access Lain
Saat meng-impor data dari database microsoft access lain kita bisa memilih objek yangakan kita impor seperti Tabel, query, report, makro atau modul, berikut ini adalah langkah langkah untuk meng-Impor data dari database microsoft access yang sudah ada:

• Persiapkan database yangakan di Impor, pastikan kemu sudah mempunyai database dan mengetahui lokasi penyimpanan database tersebut.
• Pergi ke tab External Data lalu pada bagian grup & link pilih icon microsoft access 
• setelah itu akan muncul kotak dialog "Get External Data - Access Database"
• Klik Browse untuk mencari lokasi database microsoft access yang ingin kamu Impor 

• Jika sudah yakin dengan data yang kamu pilih klik Open dan klik OK maka akan terbuka kotak dialog Import Objects seperti gambar dibawah ini, Dalam kotak dialog Import Objects terdapat beberapa tab: Tables, Query, Form, Reports, Macros, dan Modules. 

• Klik tab Tables jika ingin mengimpor tabel atau Queries jika ingin mengimpor Query dan seterusnya. Untuk impor query, form dan report sebaiknya impor juga tabel terkait dengan objek terseubut atau setelah mengimpor kamu bisa menautkan objek objek tersebut ke tabel terkait
• Klik OK jika kamu sudah yakin dengan objek yangakan kamu impor
• Klik Cancel jika kamu ingin membatalkan impor database
• Klik Select All untuk memilih semua tabel yangada di tab tables atau select all jika kamu ingin memilih semua query yangada di tab queries dan seterusnya
• Klik Diselect All untuk membatalkan pilihan yang sudah kamu pilih pada masing masing tab
• Klik option untuk menentukan pengaturan tambahan, berikut adalah keterangan singkat tentang pengaturan tambahan:

Import (Ceklis)	Keterangan
Relationships	Untuk meng-Impor Relasi antar tabel
Menus and Toolbars	Untuk meng-Impor Menu dan toolbar yang terdapat di sumberdatabase
Impor / Ekspor specs	Untuk mengimpor atau mengekspor spesifikasi yang terdapat pada sumber database
Nav Pane Group	Untuk mengimpor grup panel navigasi yang terdapat pada sumber database
All Image and Themes	Untuk mengimpor gambar dan tema pada sumber database
Import Tables	Keterangan
Definition and Data	Untuk mengimpor struktur data dari semua tabel yang dipilih
Data Only	Hanya mengimpor nama field atau kolom dari tabel yang dipilih sedangkan isi dari field atau kolom tidak di Impor
Import Queries	Keterangan
As Queries	Untuk mengimpor query yang dipilih menjadi query
As Tables	Untuk mengimpor query yang dipilih menjadi tabel

• Jika kamu sudah yakin dengan objek yangakan kamu impor klik OK saja dan selesai, Jika berhasil maka access akan menawarkan apakah langkah langkah yang barusan kamu kerjakan akan disimpan atau tidak, jika menurut kamu itu penting dan akan kamu gunakan lagi untuk mengimpor data lagi dilain kesempatan simpan saja.

Sekian tutorial singkat cara impor data dari database microsoft access ke microsoft access lainnya semoga bermanfaat.

Fungsi DlookUp dan Contohnya

Secara sederhana DlookUP dapat di artikan dengan sebuah rumus yang digunakan untuk mendapatkan nilai field dari tabel yang berbeda.

Bagi yang sudah terbiasa dengan fungsi VlookUp di microsoft Excel mungkin akan sangat mudah  sekali untuk memahami fungsi DlookUp di microsoft access karena pada dasarnya logika yang digunakan oleh kedua fungsi ini sama, Tetapi bukan berarti bagi yang tidak terbiasa dengan fungsi vlookup akan sulit memahami fungsi DlookUp, bukan itu maksud saya.

saya menulis materi ini khususnya untuk diri saya sendiri, untuk mendokumentasikan dan Menggambarkan fungsi Dlookup secara sederhana agar mudah dipahami, jujur saja saya tidak terlalu ahli dalam hal ini, Tetapi jika ada manfaatnya buat pembaca silahkan dimanfaatkan.

Saya akan mulai dengan rumus Dlookup, Rumus Dlookup adalah sebagai berikut:

DlookUp(Expression;Domain;[Criteria])

Expression : nama field yangakan diambil nilainya

Domain      : nama tabel yang berisi field yangakan diambil nilainya

Criteria       : menentukan atau membatasi jangkauan data yang ingin ditampilkan

Contoh Soal 1:

Saya mempunyai dua buah tabel, Tabel Barang dan tabel Stok Barang

Tabel barang berisi: Kode Barang, Nama Barang, Harga Satuan. tabel-nya sebagai berikut:

Kode Barang	Nama Barang	Harga Satuan
123	Laptop	Rp. 5.000.000
213	Komputer	Rp. 2.500.000
321	HP	Rp. 3.500.000

Tabel Stok Barang berisi: KD_Stok dan Sisa Barang. Tabelnya dibawah ini

KD_Stok	Sisa Barang
123	12
321	10

Persoalannya adalah saya ingin data Sisa barang yang berada ditabel Stok barang ditampilkan di Tabel Barang menggunakan fungsi Dlookup sehingga hasilnya akan seperti ini:

Kode Barang	Nama Barang	Harga Barang	Sisa Barang
123	Laptop	Rp. 5.000.000	12
213	Komputer	Rp. 2.500.000
321	HP	Rp. 3.500.000	10

Solusi:

Buatlah query design lalu masukkan tabel barang kemudian masukkan field Kode Barang, Nama Barang dan Harga Satuan ke dalam Query. pada kolom kosong atau sebelah kanan kolom Harga satuan tuliskan rumus Dlookup sebagai berikut:

DlookUp("[Sisa Barang]";"Stok Barang";"[KD_Stok]=" & "'" & [Kode Barang] & "'")

Jika rumus tersebut dibahasakan maka kurang lebih artinya akan seperti ini: Tampilkan data "sisa barang" yang berada di tabel "stok barang" dengan ketentuan "KD_Stok" sama dengan "Kode Barang"

Contoh soal 2

Kasusnya seperti ini : 

Saya punya dua buah tabel, Tabel A dan Tabel B, masing masing tabel tersebut berisi nama misal:

Tabel A: Akum, Aceng, Idoy, Dadang, Dudung, Idad dan Tatang

Tabel B: Akum, Aceng, Yoyoh dan Cucu

Persoalannya adalah saya ingin mencari nama pada tabel B yangjuga ada pada tabel A output yang saya harapkan adalah sebagai berikut:

Akum   Ada

Aceng  Ada

Yoyoh Tidak

Cucu   Tidak

Solusi:

Buat Query design lalu masukkan tabel B kemudian masukkan field nama, lalu pada kolom kosongnya tuliskan rumus:

IIF(DlookUp("[nama]";"Tabel A";"[nama]="&"'"&[nama]&"'");"ada";"Tidak")

Saya rasa pengertian dan 2 contoh kasus diatas sudah cukup untuk memberikan gambaran sederhana tentang Fungsi DlookUp di Microsoft Access.